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论文案例分享-中小企业人力资源外包的风险与防范
时间:2021-04-16 18:19:28

  由于社会和经济的不断发展,中小企业成为推动经济发展的主力军,中小企业将有限的资源投入到核心业务中,把自己不擅长的非核心业务外包出去,可以达到节省公司的运作成本和管理成本的目的,并且能获得高额的利润。由于市场的不确定因素,导致外包实施过程中会有潜在风险,还可能会给企业带来损失,因此研究中小企业人力资源外包风险与对策具有重要的意义。

  本文首先对人力资源外包的涵义、人力资源外包的特点以及人力资源外包的内容等相关理论进行阐述;其次,对国内外人力资源外包现状的分析,对人力资源外包的重要性进行论述;反思人力资源外包活动中常见的问题,得出我国人力资源外包市场的现状。最后,对外包活动实施过程中可能存在的风险进行研究分析出应对风险的防范措施。为中小企业有效实施外包提供指导,从而提高中小企业核心竞争力。

  人力资源外包是指企业利用外部资源改善企业内部的生产和经营环境,外包服务商能帮助企业快速甄别企业需要的人才类型,提供科学合理的管理方案,为企业规划发展方向,将中小企业有限的资源合理使用,降低经营成本,提高经营效率。人力资源外包缺少规范性,研究并分析人力资源外包带来的风险以及规避外包风险的方案,给中小企业带来“0”风险外包。

  二、中小企业人力资源外包相关理论概述

  (一)人力资源外包理论

  1.人力资源外包的涵义

  人力资源外包[1][[1]彼得·德鲁克.《管理的实践》.1954.

  ]简称HRO,“人力资源”这一概念是管理学之父--彼得·德鲁克在《管理实践》中提出来的,早期的人力资源理论是不成熟的,随着企业的不断实践成熟起来。人力资源的外包是将自己企业的业务承包给其他企业去完成,外包的出现给人力资源带来的便利,外包就是寻找外部资源,根据中小企业自身将某一项或是某几项的职能管理分包给专业的人力资源外包商进行统一管理,人力资源外包大大降低各个企业的成本,实现中小企业经济收益的快速增长,将有限资源主要放在中小企业核心业务,增强中小企业核心竞争力。把企业内部资源和企业外部专业融合在一起形成一种有效的管理模式,现在很多企业都愿意接受这种新时代的管理模式。

  2.人力资源外包的特点

  人力资源外包属于外包服务商与企业间的商业行为,充分利用外部组织的资源。高效率的解决中小企业内部的人力资源管理工作,人力资源外包的主要特点有:基础性、反复性、通用性。

  基础性----企业外包出去的人力资源都是基础业务,也是在企业中重要的部分,人力资源部门通常会消耗企业大量的时间和资源。通常中小企业的各方面资源都是非常有限的,企业需要将大量的资源用到核心业务上,所以要将非核心的业务外包出去,减少成本。

  反复性----外包出去的人力资源管理,一般是企业内部的工作比如企业的招人,绩效考核,薪酬发放等反复性强的工作。外包人力资源管理可以有效的减少中小企业的用人分配,高效率的运作核心业务。

  通用性----每个企业都有相似的业务,大致的流程也是一样,满足各企业差异化的同时也要提供适合企业的服务。

  3.人力资源外包的作用

  通常对于企业来讲,都是希望通过外包的方式越少的投入获得最大化的收益。外包有助于降低中小企业管理成本,人力资源本身是繁琐的工作,包含企业内外部招人,档案管理,薪资发放,学历鉴定,考勤管理等等。这些工作占用了中小企业有限的时间和资源,外包能使中小企业把有限的时间和资源放在企业核心的业务上,更好的推动中小企业效益的增长以及提升中小企业的业务战略能力。

  (二)国内外中小企业人力资源外包的研究现状

  1.国内中小企业人力资源外包的研究现状

  1.1中小企业对人力资源外包认识落后

  目前大企业采用人力资源外包比较多,他们能明确的认识企业自身的需求,懂得通过以外包的方式提高人力资源部门的办事效率,降低企业自身的管理成本和提升企业的市场竞争力,使企业达到双赢的局面[1]。因为人力资源外包在我国实践时间很短,导致中小企业很难了解自身选择的外包商的社会地位,这就会给企业带来选择性的风险。人力资源外包的风险导致一些资源缺乏,资金不足的中小企业就此停步,认为外包业务可以自己内部解决,这样还可以降低自己企业的风险。这可以看出具有人力资源外包意识的中小企业还是占少数。出现这样的情况与中小企业对人力资源外包认识的落后有很深的联系。和大企业相比,中小企业并没有形成科学合理的管理模式,而是一直坚持使用循规蹈矩的管理模式。

  1.2人力资源外包市场的不成熟

  人力资源外包市场的不成熟也是企业外包过程中遇见的显著问题[[[1]浦椿娜,陶明达.我国中小企业人力资源外包风险规避研究[J].科技视界,2014(35):306-307.

  [2]金鑫.中小企业人力资源管理外包的风险与防范探讨[J].人力资源,2019(04):119-120.

  ]]。我国外包商都是直接对企业提供相应的外包服务,外包商不论是服务还是种类都是单一的,大多数都是提供基础性的服务专业性的服务很少。人力资源外包市场的成熟度是和企业的外包管理效率相联系,人力资源外包市场要成熟就必须提高外包管理效率,这样才能使专业的人力资源外包公司增多。其次外包商对中小企业了解度也不够,导致外包商不能及时给中小企业提供适合的服务,这使得中小企业人力资源外包的需求不能得到满足。

  2.国外中小企业人力资源外包的研究现状

  国外中小企业人力资源外包一直领先于中国,“人力资源”是20世纪80年代管理学之父--彼得·德鲁克在《管理实践》一文中提到,并且彼得·德鲁克指出这是一种发展趋势,认为所有的企业中从事后台业务的不给企业创造流水的工作都应该外包出去。所以中小企业的人力资源外包标志着社会的进步,时代的产物。在国外有许多知名的企业乃至世界500强,都认为把自己企业的人力资源外包,可以提高自身的经营效率,利润也会大幅度的增长。

  三、中小企业人力资源外包重要性分析

  (一)使企业适应市场变化

  全球的经济在迅速发展,企业竞争对手将会越来越多,使竞争环境也会变得复杂[[[3]赵曼.S外贸公司人力资源外包风险及防范研究[D].山东师范大学,2015.

  ]]。外资企业和国内大企业的规模和人力资源管理方式领先于国内中小企业,这使得国内中小企业的竞争压力不断变大。人力资源外包能缓解这一压力。外包能使中小企业加快速度适应市场变化,有敏锐的反应能力。从长远来看,为中小企业在市场中的地位提升有很大的帮助。

  (二)丢掉陈旧的管理模式,改善中小企业落后的问题

  我国中小企业人才流失较快,应聘者都愿意选择大企业,常常是因为企业的管理模式吸引应聘者,而有小部分应聘者会去选择中小企业是为了增加阅历,有了资本就跳大企业。这类原因在招聘中一直存在,这一切要归结于中小企业缺乏专业性、规章制度不完善,没有科学的管理模式、企业文化的落后等。企业有没有较强的竞争力,完全取决于企业人才是否多,外包商可以帮助中小企业完成目标。外包商会根据自己的专业知识和经验,为中小企业制定适合企业的管理模式,新的管理模式将会推动企业发展,解决企业落后的现状。

  (三)提升企业核心业务能力

  人力资源在企业内部属于繁琐的工作,中小企业资金和资源又落后于大企业,所以要将有限的资源尽可能放在企业核心业务上,保证企业竞争优势的存在。外包商不仅能为企业优化人力资源管理,而且还能帮助企业集中资源专注核心业务的提升。

  四、中小企业人力资源外包的风险

  (一)人力资源外包的法律法规不完善风险

  人力资源外包进入中国的时间并不长,作为企业惯用的一种管理模式,在实施过程中没有得到相关部门的监督和规范。我国政府也没有对外包商有明确的法律法规的约束,导致出现乱收费、企业信息泄露、与其他部门起冲突等,一系列违法的现象[[[4]李妍妍.企业人力资源管理外包风险及防范措施研究[J].价值工程,2020,39(02):32-33.

  [5]周夕涵.我国中小企业人力资源管理外包问题探析[J].中国集体经济,2019(33):112-113.]]。具体表现在:第一,企业和外包商合作的过程中,缺少一个“平衡点”,给予外包商权利的问题,如果授予外包商过多的权利,优势在于外包商的运作空间就会变大,对应的劣势会使企业一直处于被动状态,在实际运作过程中,二者找不到平衡点,就会使之间的关系陷入困境,无法开展未来的工作。第二,没有相关部门就人力资源外包市场制定相应的收费标准,造成市场中的中介和外包商乱收费的现象。由此可见,我国的法律法规不完善,中小企业选择外包商服务时,不能对外包商没有的深入了解,造成选择,沟通,签订协议,议价能力等都没有优势,而且缺乏保障。

  (二)外包商选择风险

  盲目跟随人力资源外包潮流,没有及时对外包商进行了解,比如外包商在市场中的信誉、专业性、规模、以及收费等问题,很可能会给企业埋下风险。

  中小企业人力资源外包的核心部分就是选择合适企业的外包商,大幅度降低企业风险带来可观的收益[[]]。虽然我国人力资源外包处于发展阶段,但是在外包市场中依然有很多外包商的存在。多数外包商看中的是,外包市场门槛低利润高,这导致外包商的种类繁多。正是因为外包商种类多,打破了企业想去一一了解外包商的想法,这导致选择外包商也具有风险性。有些企业在资金允许的前提下,会去外包市场中选取最好的外包商,以达到优化企业的目的,最好的外包商不一定就是适合企业,往往会适得其反,即使花了大量的资金,也不一定得到企业想要的结果,还会导致企业成本增加。在不了解外包商的前提下,盲目与外包商合作会给企业带来风险。

  (三)企业员工抵抗外包商的风险

  外包商在企业开展工作需要员工的认可,员工作为企业的一份子,虽然没有参与选择外包商的权利,但是员工的福利都是由外包商制定。一些外包商会和企业有管理冲突,特别涉及到员工福利、薪资待遇问题,没有处理及时,员工会产生抵触心态导致员工对工作的参与性、积极性下降,严重的导致企业处于亏损状态和人才的流失。

  (四)外包商经营风险

  1.外包商与中小企业文化冲突

  中小企业是有自己的独特企业文化,这些文化在企业中起着积极的作用,同时也制约着员工[[[6]王欢芳,谢娜娃.浅谈中小企业人力资源管理外包风险防范策略[J].现代商业,2019(07):49-50.

  ]]。一些人力资源外包商的管理理念会和企业文化产生一定差异,外包商在不了解企业的运作模式、企业文化以及管理制度情况下,根据自身经验给企业制定他们认为合理的管理模式,运用在企业中并没有达到预期的效果。两种文化冲突会给企业内部带来内部矛盾,增加企业成本。

  2.中小企业信息泄露

  虽说人力资源外包的部分对于中小企业来说不是重要的部分,但是中小企业和外包商对接工作时,会让外包商对企业方方面面进行一个简单的了解,方便后面的工作顺利开展。如果中小企业与外包商属于长期合作,外包商就会掌握企业内部信息,对于外包商而言企业变得透明,可能会让企业陷入被动。由于外包商不止服务与一家企业,这让有些外包商有机可乘,为谋求利益贩卖服务企业信息。信誉较差的外包商和中小企业合同到期,结束外包关系,继续服务其他企业时,会用上一家企业成功管理案例作为其他用途,无形中就泄露上一家企业核心信息,虽然在合作时签订一系列保密协议,但是国内没有法律法规去制约外包商。

  五、中小企业人力资源外包的风险的防范对策

  (一)完善法律制度

  从国内经济发展趋势来看,中小企业人力资源外包是企业走向成功的“助力器”。没有法律约束的“助力器”容易成为反向“推动器”,在关键时刻外包商选择退缩。人力资源外包作为新型的管理模式,被很多大企业,少部分中小企业使用,其原因是因为相关法律法规不完善所导致。法律法规是来规范外包市场的工具,使用工具之前国家应当完善法律中的漏洞。只有完善法律,外包商才会承担相应的责任,企业才有相应的保障。国家应建立地方性第三方监督单位,收集中小企业和外包商经常出现的问题加以分析,不同类型的外包商进行分类,方便企业寻找合适的外包商,且制定合理的收费标准杜绝乱收费,清楚划分企业、外包商应尽的责任,法律并不是只针对外包商进行制定,还应当有企业的参与,双方参与进行约束,秉着公开、公平、透明的原则处理纠纷。企业和外包商在合作中有法律的支持,合作才能长久,企业利益不受侵害。

  (二)外包商选择的防范措施

  中小企业的成功与否与外包商的管理模式有很大的联系,正确的选择外包商能减少经营风险[[[7]井祥磊.人力资源外包在中小企业中实施的问题及对策[J].时代金融,2016(05):204+208.

  [8]马莹.企业人力资源外包风险及其规避措施探析[J].中国商论,2019(11):255-256.

  [9]姚全.企业人力资源外包风险分析及规避策略探讨[J].中国乡镇企业会计,2019(10):125-126.

  ]]。选择外包服务商的方式大致分为三种:1.通过企业信任的合作机构推荐。2.在资金允许的情况下,通过走访外包市场,了解外包商服务的类型、在服务界的信誉、收费标准、服务专业性、是否有服务经验等多,然后与外包商进行深入沟通,对比挑选出适合企业的外包服务商。3.在资源有限的情况下,企业内部人力资源专家分析企业适合的外包商类型,通过网络大数据筛选出符合中小企业的外包商。以上三种方法有助于中小企业规避选择外包商风险。

  (三)企业与员工多沟通

  中小企业把人力资源部门外包出去是企业变革的重大抉择。首先,企业应该采取抽样调查的方式,询问员工对人力资源外包了解多少,企业再根据相应情况,给员工开展培训工作,目的是为了增加对人力资源外包的新认知。第二,企业与员工之间建立高效率的沟通,让员工放下对外包商的排斥心理。第三,及时和员工沟通外包商的管理模式,以及外包商能给企业和他们带来哪些优势。第四,定期让本企业员工对人力资源外包商进行评价,谈谈哪些地方还存在改进的地方,使员工在中间起监督作用。第五,外包商的入场必定会进行部门裁员,减少企业用人降低成本,及时与离职员工进行沟通,介绍新工作并给予一定的经济补偿,防止在企业中给其他员工带来负面情绪。外包商在企业中做的好不好,会直接影响到员工工作的积极性,企业和员工建立高效的沟通能减少企业内部风险。

  (四)制定详细严谨的外包合同

  合同作为企业和外包商维护自身权益的工具[[]],需要请专业的律师进行参评,合同中应该标注清楚外包商的服务范围,合作时间,制定何种管理模式,达到怎样的效果,未达到效果的解决方案,外包服务商权利范围,服务期收费明细,企业信息泄露问题等问题。合同并不是约束外包商的行为,而是强化外包商守法意识。企业制定详细严谨的外包合同,为了降低外包商在外包服务过程中的风险,督促外包服务商提高工作质量。

  (五)建立外包商激励制度

  企业建立对外包商的激励制度[[]],是为了保证外包商服务于企业的质量。企业与外包服务商之间建立网络信息平台,及时反馈工作中的问题和建议,外包服务商每月月底汇报工作完成情况。企业每月固定给外包商下发任务,比如企业为了节约人力成本需要外包商协助企业完成人员招聘,在人力市场中筛选出符合条件的个人,外包商提前完成企业下发的任务或者超额完成,给予一定数额的经济奖励。中小企业在行业内提升到某种高度,适当给外包商分红,使双方达到双赢的局面[[[10].Science;Studies Conducted by H.Abdul-Halim et al on Administrative Science Recently Reported(The pursuit of HR outsourcing in an emerging economy:The effects of HRM strategy on HR labour costs)[J].Science Letter,2016.

  ]]。

  六、案例分析:中山华帝人力资源外包

  随着经济的全球化的到来,中小企业应该提升应对外部风险的能力,通过学习国外的先进管理制度,使中小企业意识到国外先进的人力资源管理模式将为企业带来许多好处,许多外包服务商采取同样的方法,实践在各个企业中去。

  本文选择以中山华帝燃具股份有限公司人力资源外包为例,根据相关的人力资源管理外包理论,分析中山华帝燃具股份有限公司的现状、外包的原因、外包的过程。

  (一)中山华帝燃具股份有限公司的现状

  中山华帝燃具有限公司1992年4月在广东省中山市成立,2001年11月成为股份制公司,更名为中山华帝燃具股份有限公司,2004年9月在深圳上市,中山华帝燃具有限公司是一家生产热水器、抽油烟机、洗碗机等一些厨卫类型的产品。

  在对中山华帝燃具股份有限公司的人力资源部门进行深入了解的时候,发现以下的管理问题:

  经济全球化经济推动着企业的发展,企业的规模也越来越大,业务量有着明显的增加,从几十人的小企业到接近1000人的中小企业,压力也随之带给人力资源部门的同事,他们主要负责企业内部日常事务性的工作,有些行政性的工作也需要他们完成,比如员工的筛选与招聘、员工日常绩效科考核,员工的培训等等。中山华帝人力资源部门仅有3名员工,这使得员工的工作量加大,员工分工不明确,办事效率下降,如果人力资源部门员工出现工作失误,将会给企业内部员工的核心凝聚力造成影响。

  (二)中山华帝燃具股份有限公司外包的过程及原因

  中山华帝燃具股份有限公司决定人力资源管理外包前,针对企业自身的现状进行评估分析,考虑企业可能出现的一系列情况,包括如何与员工沟通放下排斥心理,如何保证企业机密不被泄露,是否裁员节约成本等问题。

  中山华帝燃具股份有限公司将自身人力资源管理职能进行划分并且采取不同的管理模式,将传统转变为现代化。具体到非核心业务中哪些项目需要外包。

  首先是传统模式员工档案管理;其次是本职的人力资源资源管理,包含内外部员工的招聘、日常的绩效评估以及员工的培训方面的工作;最后是公司未来的人力资源管理规划,包含企业对未来的规划实施、建立企业文化。中山华帝也对这三种人力资源管理模式进行针对性的管理。

  对于采取外包管理,是把员工的档案放在中山市人才交流中心,由人才交流中心为中山华帝代理人事;对于采用外包与自理结合的管理方案,日常绩效考核由企业自理完成,人员招聘和入职培训作为筛选人才的关键由外包商负责;对于采用内部管理,企业的规划以及文化建设属于公司机密,由人力资源资源部门和公司高层管理人员制定。

  中山华帝目前选择人力资源外包的项目主要是人事代理、人员招聘、人员培训,原因是:

  人事代理项目外包过程简单,不需要费时费力寻找合适的外包商,只需要和中山市人才交流中心签订好合同且办理好各种手续,委托中山市人才交流中心代管中山华帝人事档案。人事档案管理属于非核心工作并且中山华帝属于私企不具有管理人事档案的权力,只需要支付一定的费用就能使人力资源部门的同事从中脱离出来,集中精力和时间与企业高层人员规划企业未来人力资源战略,真正发挥人力资源部门的作用。

  人员招聘项目外包给猎头公司和当地人才市场,有助于减少企业人力的使用并且能够筛选到企业需要的高级人才,企业人力资源部门不能准确且高效的选出适合公司需求的高级人才,而只能招聘工厂需求的工人和销售人员。所以中山华帝与当地人才市场和当地高级猎头公司签订相关协议,中山华帝成为当地人才市场会员企业,每年固定给中山华帝推送高级人才并收取每年15000元会费,中山华帝为了扩大企业规模同时选择高级猎头公司,每年向该猎头公司支付5000元的会费,利用该猎头公司优秀人才库,扩大城市范围挖掘适合企业的技术人员和高层管理人员,招聘外包有利于节约时间和降低招聘费用。

  人员培训项目外包是为了使企业与时俱进永不掉队,企业内部虽然也有工作培训、技术培训等一系列的培训,但是企业的培训都是老员工的经验之谈,这是远远不够的,时代在不断的进步知识和技术也在不断的更新,从目前来看,培训机构的专业性强、说服力强、有权威,培训内容易被大众接受,培训项目外包不仅能增加员工的知识面而且能增加员工的凝聚力。

  (三)中山华帝人力资源外包分析

  中山华帝根据企业自身情况,将人力资源部门项目细分,筛选出需要外包的项目制定外包计划并实施,在这期间中山华帝分析出可能遇见的外包风险,说明该企业防范风险的意识较强。

  首先,中山华帝将人力资源部门职能层从高到低进行划分,将低层级的非核心项目外包即人事代理、人员招聘、人员培训。这些项目看是简单但是实际操作起来繁琐复杂,把这些繁琐复杂的项目外包出去,可以有效降低本企业员工使用率,把节约出来的时间和人力用来制定企业战略方针,提高企业在市场中的地位和竞争力。

  其次,选择合适的外包商是企业实施外包的关键,中山华帝寻求多个外包商服务不同项目,有利于外包风险的分散。由于私人企业没有人事档案管理的权限,中山华帝将此项目委托给中山市人才交流中心进行代理;高级猎头公司通过各种渠道帮助企业招聘高级技术人员和管理人员;招聘到的员工培训交给专业具有权威性的机构,协助企业完成培训任务。近几年在外包市场中流行一种模式——多方外包,许多中小企业都在运用多方外包模式,好处就是可以大大增加灵活性使企业不再被动。

  再次说明,人力资源管理外包对企业未来的发展起辅助作用,企业利用外部先进的资源与理念,优化企业改善企业陈旧的管理模式,人力资源管理外包能帮助企业降低运营成本提高效率给企业带来利益最大化,并且能够应对多变的市场带来的风险,及时调整企业内部结构,给企业的发展提出指导性的建议。

  中山华帝从小型乡镇企业到中小企业再到全球具有影响力的制造商和服务商,这迅速发展的背后都离不开人力资源管理外包,首先是选择了适合企业外包服务商,外包商制定出合理的管理方案并且精准的实施该方案,使中山华帝达到了预期的效果。